Сложность создания Управляющей Компании в том, что в ней должны быть сосредоточены не только бизнес-процессы самой копании (ведь она то же ведёт свою деловую жизнь), но ещё и бизнес-процессы, позволяющие направлять и контролировать все компании, входящие в Корпорацию.
Но мы справились.
И в этом огромная заслуга финансового директора и главного бухгалтера. По их просьбе они хотят остаться лицами непубличными. Хотя я настаиваю на том, что бы они написали свои авторские курсы и вышли преподавать-делиться своими знаниями. Их у них, а равно опыта - столько, что легко могут помочь любому владельцу или директору малого бизнеса (да и не только) привести бухгалтерию и финансы в порядок, получить понимание взаимосвязи всех процессов денежного потока.
Но ... написанные на бумаге бизнес-процессы без внедрения - мертвы. Ну написал и написал. Ну красиво, чего там ... и что дальше?
Надо внедрять! Срочно надо внедрять то, что есть. То, что уже прописано. А для этого мы создали Программу по внедрению
План. Это главное.
Далее, каждый шаг (отдельное законченное действие) – это программа.
Программа состоит из задач.
Ответственный за внедрение Программы - владелец, в нашем случае - это я.
***********
Программа по внедрению оргструктуры бухгалтерии.
Главная задача: внедрить разработанную оргструктуру , таким образом, что бы бухгалтерия работала эффективно.
Первоочередные задачи (это обычно задачи, связанные с людьми, с персоналом):
1. Назначить руководителя программы;
2. Назначить исполнителей;
Жизненно важные задачи (то, что мы должны делать постоянно и без этого, если мы не будем делать – программа не будет жить):
1. Ответственный за программу еженедельно заслушивает руководителя программы и отмечает выполненные шаги (по средам, в 14.00)
2. Руководитель программы ежедневно контролирует выполнение программы и отмечает выполненные шаги.
Рабочие задачи (рабочие действия – это и есть шаги программы):
1. Сделать наглядную оргструктуру, с фамилиями. Отв. ____, дата____;
2. Разместить оргструктуру в доступном для сотрудников бухгалтерии месте. Отв. _____, дата ______;
3. Провести обучающий семинар по оргсхеме. Отв. _____, дата ____;
4. Составить мини должностную инструкцию для каждого поста бухгалтерии отдельно. Отв. _____, дата ______.
5. Раздать мини ДИ каждому сотруднику. Отв. _____, дата ______;
6. Расставить сотрудников на новые посты (провести инструктаж, обучение, ответы на вопросы, передача документов, определить рабочее место, обеспечить необходимым оборудованием и т.д.). Отв. _____, дата ______.
а. Начальник отдела №7 –
б. Специалист отдела №7 -
в. .......и так далее по всем должностям, прописанным согласно бизнес-процессам.
7. Нанять сотрудника в отдел № 9 (секция 1, 2, 3). Отв. __________, дата __________.
8. Обучить новых сотрудников и поставить его на пост. Отв._______, дата ________.
9. В течении 4-х недель отлаживать оргструктуру (выявлять нестыковки, новые необходимые функции, перекрестные функции, лишние функции и вносить изменения в оргструктуру и мини ДИ). Отв._______ , дата _______.
Производственные задачи: Организующая схема внедрена, действует, сотрудники расставлены на посты, знают и выполняют свою работу согласно оргсхемы.
Программа завершена:
дата __________________________
руководитель __________________
ответственный _________________
***********
Вот теперь я спокоен, так как каждый участник процесса знает что и как ему делать в течении этих ближайших четырех недель. Через месяц у меня будет создана та бухгалтерия, которая полностью отвечает интересам Корпорации.
Удачи и процветания, коллеги!